会（huì）议及（jí）展览的预算不是一个概（gài）念。通常而言（yán），会议预算（suàn）包括以下几个方面：

1、交通费（fèi）用 
(1)、出发地至会务（wù）地的交通费用——包括航班、铁路（lù）、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿（xiǔ）地（dì）的交通
(2)、会议期间（jiān）交通费用（yòng）——主（zhǔ）要是会务地交通费（fèi）用，包括住（zhù）宿地至（zhì）会（huì）所的交通、会所（suǒ）到餐饮地点的（de）交通、会所（suǒ）到商务（wù）交际场地的交通、商务考察交通（tōng）以及其他（tā）与会人员可能使用的预（yù）定交通。
(3)、欢送交通及（jí）返程交通——包括航（háng）班、铁（tiě）路（lù）、公路、客轮（lún）及住宿地至机场、车站、港口交通费（fèi）用。

2、会（huì）议室/厅费用（yòng）
(1)、会议场（chǎng）地租金：通常而言，场地的租（zū）赁已（yǐ）经包含某些（xiē）常用设施（shī），譬（pì）如激光指示（shì）笔、音响系统、桌椅、主席台、白（bái）板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些（xiē）非常规（guī）设施并不涵盖在内——比如投（tóu）影（yǐng）设备、临（lín）时（shí）性（xìng）的装饰物、展架等。
(2)、会（huì）议设（shè）施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些（xiē）特殊设备，如投影（yǐng）仪、笔记本电（diàn）脑、移动式同声（shēng）翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租（zū）赁时（shí）通常需要支付一定的（de）使用保证金，租赁费（fèi）用中包括设备的技术支持与维护（hù）费用。值得注意（yì）的（de）是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要（yào）求（可向会议服务公司咨询，以获得最适宜的（de）性价比），否（fǒu）则可能影响会议的进行。另外，这些（xiē）会议设施由于品牌、产地及新旧不（bú）同（tóng），租（zū）赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部（bù）分费用（yòng）包含在（zài）会场租赁费用中。如（rú）果有特殊要求，可以与专业的（de）会（huì）议服务商协商。
(4)、其（qí）他（tā）支（zhī）持费用：这些支（zhī）持（chí）通常包括广告及印刷、礼仪、媒介等。基（jī）于（yú）这些支持均（jun1）为临时性质，如会议主办方分别（bié）寻（xún）找这些（xiē）行业支（zhī）持（chí）的（de）话，其成本费用可能比市场行价要（yào）高，如（rú）果让专业会议服务商代理，将获得价格（gé）相对比较低廉（lián）且服务专业（yè）的支（zhī）持（chí）。对于（yú）这些（xiē）单项服务（wù）支持，主办方应（yīng）尽可能细化（huà）各项要求，并（bìng）单独签（qiān）订（dìng）服务协议（yì）。

3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值（zhí）得注（zhù）意的只是住宿费里面（miàn）有些价格是完全（quán）价格，而有点是需（xū）要另外加收政府税金的。对于会议（yì）而言，住宿费（fèi）可能是主（zhǔ）要（yào）的开支之一（yī）。找专业（yè）的会展服务商通常能获得较好的折扣。正（zhèng）常的住宿费除与（yǔ）酒店（diàn）星级（jí）标准、房型等因素有关外，还与客（kè）房内开放（fàng）的（de）服务项目有关（guān）——譬如客房内的长（zhǎng）途通（tōng）讯（xùn）、洗换、迷你（nǐ）吧（ba）酒水、一（yī）次（cì）性（xìng）换洗衣物（wù）、互联网、水果（guǒ）提供（gòng）等服（fú）务是否（fǒu）开（kāi）放有关。会议主办方应明确酒店应当关（guān）闭或（huò）者开放（fàng）的服务项目及范围。

4、餐饮费（fèi）用
(1)、早餐（cān）通（tōng）常是自助餐（cān），也可（kě）以采取（qǔ）围桌式就餐，费用按人数（shù）计算（但考虑到（dào）会（huì）议就餐（cān）的特（tè）殊性，所以预计就（jiù）餐人（rén）数不（bú）得与实际（jì）就餐人数相差到15％，否则餐馆（guǎn）有（yǒu）理（lǐ）由拒绝按实际就餐人数（shù）结算——而改为（wéi）按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人（rén）数预算——自助餐（cān）形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希（xī）望酒水消费自行采购而非由（yóu）餐（cān）馆提供，餐馆可能会收（shōu）取一定（dìng）数量的（de）服务（wù）费用。
(3)、如果在高星级酒店餐厅就餐（cān），餐厅是谢（xiè）绝主办（bàn）方自行外带酒水消费的（de），如果可以外带（dài）酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在（zài）高星级酒店举办会议宴会，通常（cháng）在基本消费水准的基础上（shàng）加（jiā）收15％左右的服务费。
(4)、此（cǐ）项（xiàng）费用基本（běn）上是按人数预算的，预算时可提出不同（tóng）时段茶（chá）歇的食物、饮（yǐn）料组合（hé）。承办者告知的茶歇价格通常（cháng）包含服务（wù）人员（yuán）费（fèi）用。通常情况（kuàng）下（xià），茶（chá）歇的种类（lèi）可分为西式与中式两种——西式基（jī）本上以咖啡、红（hóng）茶、西式点（diǎn）心、水（shuǐ）果等为（wéi）主，中式则（zé）以开水（shuǐ）、绿（lǜ）茶或者花（huā）茶、果（guǒ）茶、水果、咖（kā）啡、水果及（jí）点心为（wéi）主。
(5)、联谊酒（jiǔ）会/舞会的（de）预（yù）算（suàn）可能比单独的宴会复（fù）杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容（róng）易（yì）计算（suàn）。但酒（jiǔ）会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比（bǐ）较长的时间（jiān）确认。

5、视（shì）听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用（yòng）通常可以忽（hū）略。如不得（dé）不在（zài）室外进行，视听设备的预（yù）算就比较复杂（zá），包括：
设备本身的租赁费（fèi）用，通（tōng）常按天计算（suàn）
设备（bèi）的运（yùn）输（shū）、安（ān）装调试及控制技术人员支持（chí）费用（yòng），可让（ràng）会展服（fú）务商代理
音源（yuán）——主要是背景音乐（lè）及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、杂（zá）费
杂（zá）费是指会展过程中一（yī）些临时性安排产（chǎn）生的费用，包括打印、临时（shí）运输及（jí）装卸（xiè）、纪念品、模特与礼仪服（fú）务、临时道具（jù）、传真及其他通（tōng）讯、快递服务、临（lín）时保（bǎo）健、翻译与向导、临时商务用车（chē）、汇兑等（děng）等。杂费的预算很（hěn）难计划，通（tōng）常可以（yǐ）在会务费用（yòng）预算中增列不可预见费用作为机动处理。